Anar per feina

És una realitat: la feina absorbeix el nostre dia a dia, perquè hi dediquem moltes hores a ser-hi. Estar presencialment al lloc de treball, però, implica que les nostres llargues jornades laborals són sempre productives? Aprofitem el temps quan som a la feina o tenim sovint la sensació que se’ns escola entre els dits i al final del dia veiem que no hem rendit tot el que tocaria? Jornades de vuit hores, sovint partides per un llarg (en alguns casos més extens que en altres) migdia, cinc dies a la setmana i molta energia dispersa pel camí. Aquest és un esquema encara molt habitual en la majoria d’empreses, a diferència del que s’està començant a implementar amb força a països com Alemanya o Suècia que se situen en els primers llocs pel que fa a la productivitat. En què fallem?

“Una qüestió primordial és tenir el treballador content, perquè quan està motivat és molt més productiu i si, sempre que es tinguin en compte les necessitats de l’empresa, es poden adaptar les circumstàncies del treballador als horaris, per exemple, serà positiu perquè a la llarga produirà més”, valora Sandra Sanmartí experta en formació de recursos humans a empreses de serveis i responsable de l’empresa Neuroagencia. Menys dies de feina ­però amb més hores a cada jornada, pensant en aquells treballadors que tenen obligacions familiars per atendre, o donar la possibilitat de treballar durant una part del dia des de casa són algunes opcions que cada cop les empreses grans d’arreu apliquen més. “També tenir en compte les franges horàries en què cada empleat és més productiu, en funció de si el seu bioritme és més d’una persona nocturna o diürna... perquè és impossible demanar-li que tingui el mateix nivell de rendiment tot el dia”, prossegueix Sanmartí.

Moure’s per objectius i no per hores de feina (acabar amb allò de fitxar a l’entrada i la sortida de la feina) i funcionar molt més per rendiments i projectes són altres formes d’aprofitar més i millor els esforços del personal. Aquesta manera d’entendre la feina l’aplica, per exemple, des de fa temps Jordà Romera, tècnic informàtic i gerent de MegaByte, una consultoria tecnològica amb sis empleats que funciona més per resultats que per horaris. “No fem setmanes de 40 hores, sinó de 36, perquè hem vist que els divendres a la tarda no té cap mena de sentit treballar quan la major part dels nostres clients ja han tancat”, assenyala ell. “El sou ens el paga el client i el que vull és que tinguem disponibilitat per a ell”, reflexiona. Així, cita com a exemple, si un dels seus empleats necessita sortir de l’oficina durant part del matí per anar al metge o fer una gestió ho pot fer sense problema i, en canvi, si fora d’hores hi ha una incidència que s’ha de resoldre hi acudeix i llestos. “No apunto ni comptabilitzo mai les hores extres dels treballadors”, comenta Romera.

‘Perdre el temps’ en reunions

I les hores i l’energia que es malgasten al dia en reunions que de vegades no porten enlloc? Sobre aquest àmbit s’han fet fins i tot anàlisis que demostren que la manera que moltes empreses tenen d’encarar les trobades és totalment ineficaç. Segons l’estudi Meetings at work: Perceived effectiveness and recommended improvements (2015), el 41,9% de les reunions de treball no són productives. “Són vistes com una font ineficient de pèrdua de temps”, valora Eva Rimbau, experta en recursos humans i professora d’economia i empresa de la Universitat Oberta de Catalunya (UOC). Molt sovint els assistents a les reunions, i més si són agents passius que hi van a escoltar, acaben desconnectant perquè les trobades solen estar mal planificades i “no tenen un enfocament concret”, prossegueix l’experta. I això té conseqüències econòmiques: als Estats Units, per exemple s’han calculat en 33 bilions d’euros de cost salarial, se sol assistir a una mitjana de 62 reunions al mes i d’aquí es considera que 31 hores són un dispendi innecessari de temps.

Alguns trucs per combatre aquest mal són, segons Rimbau, són començar i acabar amb puntualitat, marcar un ordre del dia amb antelació i escollir el dia més adequat (sabien que hi ha estudis que diuen que els dimarts són els dies més productius de la setmana?), fer notar als assistents que la trobada ha servit per a alguna cosa i, si es pot, mantenir reunions curtes i a peu dret: monstres empresarials com Apple i Google ja han aplicat aquesta manera de fer i organitzen meetings diaris no més llargs de 15 minuts i sense estar asseguts. “Les reunions s’han d’organitzar de manera clara i tothom ha de saber què s’hi va a tractar, si no els treballadors desconnecten”, valora també Sanmartí.

Eines tecnològiques a l’abast

La tecnologia sol ser també una bona aliada per ajudar a gestionar millor el temps. “Nosaltres fem moltes videoconferències i trobades via Skype amb clients de fora, perquè és una manera d’estalviar temps i despesa i són molt més àgils”, cita com a exemple Oriol Giró, advocat del país, que tampoc funciona gaire al voltant d’un horari encotillat de vuit hores diàries. “En l’advocacia es treballen moltes hores però no és complicat poder-te muntar un horari que s’adapti més a les teves necessitats”, comenta.

Però, sense dubte, un dels conceptes que s’està expandint amb èxit al món econòmic per potenciar la productivitat és el de les xarxes socials corporatives (Facebook, per exemple, ha creat Workplace). En què consisteixen? Bàsicament posen en xarxa tot l’equip dels diferents departaments perquè de manera col·laborativa puguin compartir una idea o treballar en comú. “I, per exemple, poder obtenir el feedback de tots els companys sobre un projecte”, comenta Jordà Romera. Un cas real per fer-ho entenedor: una coneguda cadena de restaurants, abans que implementés aquesta xarxa interna, emprava un sistema d’enquestes en paper per testar i recollir opinions de treballadors i clients cada cop que posava a la venda un menú nou. Solien passar uns 90 dies de mitjana fins que obtenien resultats mesurables interessants, però amb les noves eines tecnològiques van aconseguir reduir el termini a 20 dies, amb el conseqüent estalvi de costos i temps. “Si el treballador està acostumat a generar contingut a les xarxes socials [tradicionals com Facebook, Twitter o Instagram] també ho farà amb aquestes eines i això tindrà conseqüències directes en la productivitat. A més ho podrà fer també des de la tauleta o del mòbil en qualsevol moment”, reflexiona Romera.

El món dels autònoms

L’univers dels treballadors autònoms té moltes particularitats però una d’elles, sovint vista com un gran avantatge, és l’enorme flexibilitat horària per organitzar-se i treballar. El Carles Pijuan, dissenyador, ho sap bé. Des de fa set anys treballa pel seu compte i, després de comprovar que és més productiu a la nit, malgrat treballar tot el dia, sol concentrar el gruix de la seva jornada més al vespre i si li convé dedicar part del dia a qüestions personals no ha de fer pas un trencaclosques com passaria si hagués de complir un horari encotillat en una empresa. “Però també em trobo que cada cop els terminis d’entrega són més curts i he de treballar a totes hores per tenir els projectes enllestits... caps de setmana o quan sigui”, exposa. En la mateixa línia, Meritxell Duró, que amb el seu marit té una agència i consultoria d’organització d’esdeveniments des fa 18 anys, adapten els horaris i els tempos al volum de feina de cada moment. “Entendre la feina amb un horari de 9 a 1 de 3 a 7 no està fet per a mi... nosaltres ens adaptem al nostre ritme... encara que també és cert que conciliar-ho no és fàcil perquè al final estàs pendent del telèfon les 24 hores. Però, per exemple, també és cert que el meu marit pot anar a buscar la nostra filla a l’escola cada dia o quan està malalta podem estar amb ella i seguir treballant”, assenyala. I en una feina estàndard en una companyia convencional segurament adaptar-se a casos com aquest acabaria sent un veritable maldecap.

TREBALLAR MENYS DIES CADA SETMANA?

I si enlloc de treballar cinc dies a la setmana es reduïssin els dies laborables i fossin una mica més llargs de vuit hores? I si els caps de setmana tinguessin tres dies? Hi ha qui entén aquesta fórmula com una via per augmentar la productivitat, ja que s’entén que els treballadors concentren més els esforços en les tasques que han de fer quan saben que disposen de menys temps per fer-les. Ja hi ha qui ha fet la prova: el 2008 l’estat d’Utah va oferir la possibilitat de fer setmanes de quatre dies feiners als treballadors públics (igualment estaven ocupats 40 hores a la setmana) pensant en l’estalvi energètic i també amb la voluntat que els funcionaris no marxessin amb tanta assiduïtat cap al sector privat. Un total de 18.000 empleats es van voler acollir a l’experiment i el resultat es va llegir en positiu: quasi dos terços dels qui ho van provar van assegurar que la seva productivitat havia millorat i el 80% dels participants van votar per mantenir aquest esquema de feina ja que van comprovar que els era molt més fàcil coincidir amb la família i tenir temps per a ells. Malgrat això, després de tres anys de prova, el model es va cancel·lar per qüestions polítiques i perquè alguns sectors es queixaven de l’increment de la despesa que això havia suposat.

Algunes grans marques del sector privat també s’han volgut llançar a fer la prova d’escurçar la setmana pensant en la productivitat. En són mostra els casos de Google, Amazon o Deloitte, que han estat amb quatre dies i 3 hores a la setmana de feina per a determinats departaments amb la condició de percebre el 75% del total del salari. Tot apunta que la prova ha estat positiva, sobretot en aquells llocs de feina en què els nivells d’estrès són molt alts. Amb tot, els qui no veuen de bon ull propostes com aquesta argumenten els costos socials que accions així tenen a la llarga, com per exemple més baixes laborals per haver de treballar més temps cada dia (en aquells casos en què les setmanes de 40 hores s’han compactat a quatre dies).