L'hospital es desfà del paper

La falta d’espai causada per les obres del bloc quirúrgic l’any 2019 va provocar que el SAAS hagués de buscar unes dependències externes per guardar sota custòdia d’un prestador històries clíniques antigues en format paper de l’anomenat arxiu passiu, que és aquell amb més de 20 anys d’antiguitat de persones difuntes o que van passar puntualment pel país o que no han tornat a fer ús dels serveis hospitalaris durant dues dècades. Ara és aquesta documentació la que es vol digitalitzar per tal de guardar-la, destruir el paper i que alhora sigui més accessible per a la consulta. Amb aquest objectiu s’ha convocat un concurs per cercar l’empresa que es faci càrrec d’aquesta tasca, que es calcula que durarà un any prorrogable a dos i que consistirà en la “custòdia, classificació de la documentació i digitalització i, un cop estigui feta aquesta part, la destrucció”, segons van indicar des del SAAS.

Ara mateix no existeix una llei que reguli el temps de custòdia d’aquesta documentació, tampoc en cas de defunció o en cas que afecti persones que no han tingut una atenció sanitària en anys i no resideixen al país. Per tant, s’opta per la digitalització donant compliment amb la Llei de drets i deures dels usuaris. “Garantim les condicions d’autenticitat, d’integritat, de confidencialitat, de preservació i de manteniment correcte de la informació assistencial registrada i s’assegura la possibilitat de reproducció completa en el futur”, apunten des del SAAS. I una consulta a la Comissió d’Avaluació i Accés a la Documentació (CNAAD) del Govern “va resoldre que aquesta documentació, si abans es digitalitzava, podia ser destruïda”.

La documentació a tractar per part de l’empresa que guanyi el concurs (les ofertes es poden presentar fins al 7 de març) suposa aproximadament uns 15.000 historials des dels inicis de l’hospital i la Clínica de Meritxell. L’edicte és dirigit a empreses que tinguin l’homologació del sistema de gestió documental que consisteix, van especificar des de l’hospital, en un sistema de custòdia d’informació confidencial acreditat. Les instal·lacions que destinin a arxiu hauran de tenir condicions molt concretes de ventilació i climatització i l’accés a l’espai ha de disposar d’un sistema de control que només podrà travessar personal degudament autoritzat. La implantació de la història clínica compartida ha suposat l’arrencada de la digitalització en la relació entre el pacient i els prestadors sanitaris. Però tot el paper guardat en l’anomenat arxiu actiu –el més recent i de consulta que pot ser més freqüent– no fa part d’aquest procés.