Reunions improductives

Les reunions haurien de ser un espai per a l’intercanvi d’idees, per a transmetre informació, per a consultar o consensuar algun acord. Però els que ens reunim habitualment sabem que, en moltes ocasions, aquestes trobades són totalment improductives.

Una reunió esdevé una pèrdua de temps quan hi ha una manca de preparació prèvia o quan els objectius no estan clars. L’eficàcia desapareix quan estan mal dirigides, quan hi ha massa participants, quan alguns dels membres monopolitzen els debats o quan finalitzen sense cap presa de decisió. La durada i la freqüència de les trobades també és un element que influeix en la improducti­vitat.

Quan aquesta problemàtica deixa de ser un fet puntual, es genera una degradació del clima laboral i una desmotivació del personal. Si el treballador passa massa temps en juntes en les quals no es concreta res, mentre els correus se li acumulen a la safata d’entrada i la feina li queda per fer, tot plegat li pot generar força estrès. Les reunions passen a ser considerades com uns veritables lladres del temps.

Els manuals de reunions efectives parlen d’una bona preparació, d’una gestió del temps o de la limitació de les intervencions dels assistents. Personalment dubto que la simple voluntat d’aplicar aquests bons propòsits sigui la solució a la reunionitis.

Si una organització és incapaç de resoldre la ineficiència de les reunions, això demostra que a l’entitat hi ha altres problemes més profunds d’organització o de lideratge. Els empresaris més pioners es basen en la confiança dels treballadors, afavorint al màxim la seva autonomia dins l’organització. Cadascú treballa els seus propis projectes sense necessitat de consensuar-ho tot, limitant les relacions jerarquitzades i la necessitat de reunir-se per a prendre qualsevol decisió dins de l’estructura. Aquest és, potser, el camí a seguir quan l’organització pateix de reunions improductives.