Del 'Manual Digest' al parlament digital

Les noves formes de comunicació, aprenentatge i treball transformen la societat. “Els parlaments, les administracions públiques i governamentals som plenament conscients de la importància de gestionar de manera eficient i eficaç la nostra documentació”, assenyala el secretari del Consell General, Josep Hinojosa. La gestió documental s’ha convertit en una eina imprescindible per assegurar el bon funcionament d’una institució, des del punt de vista la seva organització, protegint i conservant els documents com una evidència dels seus actes, i per garantir una institució més oberta, transparent i eficaç.

El Consell ha iniciat aquesta legislatura la implantació de la gestió documental com a eina principal per a la transformació digital, tant en l’àmbit dels procediments interns, en la gestió del document físic, com en els procediments oberts a la ciutadania.

L’aplicació de noves tecnologies ha transformat tots els àmbits de la vida parlamentària: la gestió, els espais de treball, els procediments de treball, les formes de comunicació. S’han analitzat i redissenyat els procediments, per fer-los més eficients que en l’àmbit de la gestió documental física, mitjançant un procés de revisió intern per adaptar-lo als nous entorns digitals.

La implantació de l’expedient electrònic ha permès documents amb validesa jurídica, usables, amb els quals podem traçar i documentar tota la tramitació parlamentària i administrativa al llarg del temps.

La Seu electrònica, el Portal del conseller i de la consellera i Tràmits són les eines fonamentals d’aquest procés de transformació, que es doten de la validesa jurídica amb l’aprovació per part de la Sindicatura i del ple del Consell de tres documents marc: les Bases reguladores de l’Administració electrònica, el Model de gestió de l’expedient i del document electrònic i la Política de gestió del document electrònic.

La Seu

És el lloc web pel mitjà del qual la ciutadania, les empreses o els professionals podran accedir a la informació i als serveis del Consell amb les mateixes garanties que si ho fessin presencialment. Es dota d’unes mesures jurídiques i tècniques que garanteixen que els continguts i els serveis que es presten compleixen amb els principis de publicitat oficial, responsabilitat, qualitat, seguretat, accessibilitat, interoperabilitat, identificació i autenticació.

El Portal del Conseller i la Consellera

És l’espai privat que facilita la relació telemàtica dels consellers i conselleres generals amb el Consell General per realitzar els tràmits electrònics que els pertoquen, per accedir a la informació de les sessions dels òrgans on participen, per accedir als documents que han de signar electrònicament, per comprovar les notificacions rebudes i per accedir als expedients electrònics de la tramitació parlamentària.

Tràmits

El lloc des d’on la ciutadania, les empreses proveïdores i altres entitats podran comunicar-se amb el Consell General i fer tots els tràmits que ara es fan de manera presencial, telefònica o per correu electrònic.

Gestor d’Expedients electrònics

L’element vertebrador de les diferents eines és el gestor d’expedients electrònics. El model de gestió de documents i expedients electrònics definirà els aspectes més rellevants de la gestió documental: cicle de vida, model tecnològic, digitalització, impressió, preservació i accés i seguretat a la informació.

Josep Hinojosa: “La digitalització acostarà el parlament a la ciutadania”

El secretari general del Consell lidera l’estratègia de transformació digital del parlament, que ha experimentat un impuls aquesta legislatura en diverses àrees. Què pot aportar a una institució centenària la transformació digital? Una gestió més eficient, eficaç i àgil en l’activitat parlamentària i administrativa del Consell. L’ús de noves eines i plataformes digitals optimitza la gestió i els processos interns, amb la incorporació de mecanismes de relació i comunicació telemàtica i gestió electrònica. També dels processos externs, millorant la comunicació i dotant les publicacions electròniques de validesa jurídica. Quines han estat les premisses bàsiques del pla de transformació digital? Aquesta legislatura hem iniciat l’estratègia de gestió basada en el document i l’expedient electrònic, com a eina principal per a la transformació digital. El primer pas va ser el full de ruta en els àmbits tecnològic, normatiu, arxivístic o documental i organitzatiu. Es volen aportar millores en la disponibilitat, l’accessibilitat, la transparència i la seguretat de la informació, alhora que es redueixen els costos ecològics i econòmics de la gestió física. Quin benefici pot aportar als ciutadans? Eines digitals com la Seu, la web i el portal de Tràmits permetran relacionar-se i interactuar amb la institució electrònicament, accedir a la informació i comunicar-se amb els diferents serveis de forma àgil, així com realitzar els tràmits de manera remota. El Consell ha fet esforços aquesta legislatura per guanyar visibilitat. Què hi aporta la digitalització? L’acosta a la ciutadania, fomenta la transparència de la funció parlamentària i garanteix el seu coneixement. Què significa per als parlamentaris la nova manera de treballar? Es potencien els mitjans electrònics en l’activitat parlamentària, en la gestió telemàtica dels òrgans del Consell General, en la participació remota dels consellers generals, optimitzant el temps i els recursos disponibles. El Portal del conseller i la consellera és la plataforma per fer els tràmits parlamentaris i per accedir a la documentació de manera remota. Quina ha estat la inversió necessària per tirar-ho endavant? A més de les eines específiques de gestió documental i treball cooperatiu, s’han actualitzat i adquirit nous dispositius. També s’han dedicat esforços a la millora en la seguretat dels nostres sistemes, per garantir la confidencialitat, integritat i disponibilitat documental. Quins són els passos següents? El desplegament de la plataforma s’assolirà amb la nova legislatura, però la transformació digital és un procés continu. Ja estem treballant en la implantació d’una eina de gestió economicofinancera, la integració al nou portal de licitació pública, la renovació dels sistemes audiovisuals, la implementació d’una eina de gestió bibliotecària i de l’arxiu electrònic i una nova web del Consell General.