SANT JULIÀ DE LÒRIA
eCityclic, una eina transparent i àgil per afavorir el treball col·laboratiu
La Pat Pérez, la Laia Farrés i el Pere Font han tingut un paper rellevant en la implementació al comú lauredià de l’aplicació d’administració electrònica eCityclic
Laia Farrés, Pat Pérez i Pere Font
El comú de Sant Julià de Lòria va començar l’octubre del 2023 a treballar amb la plataforma eCityclic per a l’aplicació de l’administració electrònica. Aquesta eina tecnològica permet gestionar els expedients de forma digital. La coordinadora de Secretaria General, Pat Pérez, la tècnica documentalista, Laia Farrés, i el cap del departament de Sistemes d’Informació del comú, Pere Font, fan balanç del primer any de funcionament.
Ara hi ha un únic expedient transversal
Tots tres consideren que el pas a l’administració digital ha estat molt positiu perquè “ha permès guanyar en “transparència, eficàcia de la gestió administrativa i l’estalvi de paper”. Aquest darrer punt s’alinea amb els objectius de sostenibilitat i respecte pel medi ambient del comú lauredià.
Hem analitzat processos i recursos necessaris
No tots els departaments de la corporació comunal tenen les mateixes necessitats i fan el mateix ús de l’eina. “Hi ha departaments que fan més tràmits administratius que d’altres, però s’ha aconseguit implicar-los a tots. L’objectiu del comú és que tothom conegui l’eina per tal que puguem treballar tots amb les mateixes sinergies”, apunten.
És més segur perquè tot queda registrat
Com valoren aquest primer any d’entrada en funcionament de l’administració electrònica?
Pere Font: En l’àmbit tècnic, prèviament vam haver d’adaptar tota l’estructura tecnològica per poder incorporar tots els servidors que necessita la plataforma. Durant aquest primer any s’ha anat integrant a diverses aplicacions que ens han de permetre millorar la funcionalitat d’aquesta i la gestió del comú.
Pat Pérez: En aquesta primera fase ha calgut analitzar els procediments que volíem incloure, valorar quins departaments i persones calia implicar i estudiar quins recursos eren necessaris per al seu desenvolupament.
Laia Farrés: En un any hem evolucionat molt perquè hem aconseguit implicar tots els departaments, els treballadors i tots els òrgans col·legiats.
És una eina útil tant per als administrats com per als treballadors?
Pere Font: Sí, genera molta transparència i seguretat perquè tot queda registrat.
Laia Farrés: Implica treballar més conjuntament perquè ara hi ha un únic expedient transversal que passa per diferents departaments a través de la plataforma.
Pat Pérez: Referent als administrats, s’està treballant en la seu electrònica i el catàleg de Tràmits que els usuaris podran fer online. Un cop es posi en marxa podrem fer aquesta valoració.
Ens poden posar un exemple del circuit que segueix un expedient?
Pat Pérez: Podem iniciar un expedient amb una sol·licitud registrada pel servei de Tràmits o bé iniciar un expedient d’ofici. En ambdós casos, aquests expedients passen pels diferents departaments del comú per fer els informes escaients i es remeten als òrgans col·legiats. Finalment, es resolen i es notifiquen.