Arxius en ordre i en lloc segur

La bona gestió documental i d’arxius és imprescindible en el món de l’empresa actual. La constant captura, emmagatzematge i recuperació de fitxers fa que mantenir un ordre i una lògica sigui clau per assegurar una bona productivitat. Així, disposar d’un arxiu estructurat, classificat i correctament referenciat suposa un gran incentiu per a qualsevol companyia.

Dur a terme una mala gestió documental i d’arxius implica pèrdues per a l’empresa, tant econòmiques com de temps i organització. El major problema és la falta d’una política o procediment d’emmagatzematge. Això provoca que cada treballador guardi els fitxers seguint el seu propi criteri, fet que en dificulta la cerca i consulta posterior.

D’altra banda, externalitzar la custòdia de documents ajuda les empreses a guanyar espai a les seves instal·lacions i els assegura una bona cura dels arxius. S’aconsegueix reduir l’espai d’emmagatzematge a les oficines, ja que els documents electrònics es guarden en servidors externs. Això fa que el material sigui accessible en tot moment i al mateix temps evitar la pèrdua de documents.

Amb 17 anys d’experiència, Gestió d’Arxiu i Documentació–XXI, S. A. (GADSA), és una empresa pionera a Andorra en la gestió integral de documents. GADSA busca sempre una solució adaptada als problemes dels clients, aportant tecnologia, coneixement i experiència per resoldre cada cas i situació amb efectivitat i garanties.

En l’àmbit de l’organització documental, GADSA es basa en un mètode que consisteix en primer lloc en una anàlisi de la situació dels arxius i una identificació de les sèries documentals. A continuació, s’elabora una proposta de conservació de la documentació de control de les bases associades, al mateix temps que s’identifiquen les transaccions més recurrents.

Els processos que se segueixen en l’organització de documents són:

-Definició del funcionament d’un “servei d’arxiu”. -Determinar l’oportunitat de digitalització.

-Disseny de la ubicació més adequada.

-Proposta de criteris coherents. Pel que fa a la custòdia documental, GADSA disposa d’un centre d’emmagatzematge específic, dissenyat per oferir diferents nivells d’activitat requerits per l’usuari: passiu, estàndard o actiu. Entre les prestacions cal posar en relleu:

-Instal·lacions adequades per a la custòdia dels arxius.

-Adequació del centre de custòdia segons la tipologia dels documents.

-Personal seleccionat i format en tasques d’arxiu.

-Garantia de l’evolució tecnològica. -Coneixement del fons documental.

-Processos de transferència de la documentació.

-Serveis de consultes, recerca i lliurament d’arxius.

GADSA, per tant, aporta solucions en els diferents àmbits de la gestió documental:

-Custòdia en instal·lacions adequades amb alta seguretat i confidencialitat.

-Servei de consulta de documents custodiats amb entrega i recollida.

-Destrucció confidencial de document.

-Digitalització documental.