Digitalitzar el lloc de treball

El concepte de transformació digital fa referència a l’aplicació de tecnologia o solucions digitals per fer evolucionar la nostra empresa. Si anem una mica més enllà, veurem que, principalment, disposem de quatre eixos sobre els quals es pot aplicar aquesta transformació digital:

1. Productes: modernització i transformació de processos de creació.

2. Operacions: modernització i transformació de processos de distribució.

3. Clients: millorar les experiències i canals de relació.

4. Empleats: redefinició de la productivitat i increment de la destresa digital.

D’aquesta manera, podem aplicar la tecnologia en diversos aspectes:

-Canviar la manera en què creem els nostres productes, optimitzant el procés tot afegint més precisió a través de la intel·ligència artificial.

-En la forma de distribuir i emmagatzemar els productes, utilitzant una anàlisi predictiva per gestionar l’estoc.

-En la relació amb els clients, a través de nous canals online per obtenir de forma ràpida el seu feedback, i proveir-los de tot el suport necessari.

-Incrementant l’eficiència dels nostres empleats amb millors solucions.

Tenint en compte els principis de l’experiència de l’empleat i la seva estreta relació amb l’experiència del client (CX), el present passa per la digitalització del lloc de treball i, per tant, per la transformació digital aplicada als treballadors.

Dotar els empleats de les eines digitals necessàries per dur a terme la seva feina, així com el coneixement i la destresa necessaris, és fonamental per aconseguir la completa transformació digital de l’empresa.

Aquesta experiència digital de l’empleat (DEX) està formada per totes les interaccions digitals que aquest té amb la seva empresa i els seus companys, clients i proveïdors. Els principals temes a tractar en l’experiència digital de l’empleat són: comunicació, contingut, col·laboració, processos i coneixement, mentre que el centre principal és el digital workplace.

En la part de comunicació, el model proposa evolucionar des d’una intranet unidireccional a un digital workplace de caràcter bidireccional, on els treballadors poden donar feedback, ja sigui a través de reaccions (likes, reactions) o de comentaris. En alguns casos, fins i tot es potencia la comunicació transversal entre els propis empleats, però aquesta tipologia està pensada per a models més avançats i depèn molt de la maduresa de la cultura corporativa.

Pel que fa a contingut, podem arribar a invertir fins a set hores a la setmana a cercar tota la informació i els continguts corporatius necessaris per dur a terme la nostra feina. És en aquest punt on el digital workplace ens ha de permetre millorar la nostra eficiència i reduir considerablement aquest temps, oferint-nos una experiència de cerca similar a la que proporciona Google.

Quan parlem de col·laboració, hem de ser conscients que aquesta no depèn tant de l’eina que fem servir, sinó de la cultura de col·laboració que hi hagi dins de l’empresa. Per aquest motiu és important incrementar la destresa digital dels empleats i oferir-los casos d’ús pràctic que es puguin aplicar a les diferents solucions tecnològiques que hi ha a l’abast.

El coneixement, avui dia, també està canviant. Els models de formació únicament presencials han d’evolucionar i transformar-se en models a distància, on puguem oferir als nostres empleats plans de formació, cursos, competències i certificacions, integrat tot plegat dins del nostre digital workplace i l’arquitectura tecnològica de l’empresa.

Per últim, i no menys importants, cal tenir en compte els processos. L’aplicació d’intel·ligència artificial i l’automatització dels processos de negoci i relacionats amb les persones generen un gran engagement amb els empleats i un increment tangible de l’eficiència en el lloc de treball digital.

En aquest sentit, Raona Andorra ha dut a terme un projecte de digitalització dels fluxos de negoci i de persones a YPF, multinacional del sector de l’energia, i que passem a descriure amb més detall en la informació següent.

Raona Andorra col·labora en el procés de migració de fluxos al núvol d’YPF

Raona s’ha convertit en col·laboradora clau d’YPF durant el seu procés de migració de fluxos al núvol. Un projecte que neix dins el procés de transformació digital de la companyia per fer més eficient el teletreball en el dia a dia dels seus col·laboradors. Amb prop de 20.000 treballadors directes, YPF és una de les empreses més importants de l’Argentina. Es va fundar el 1922 i té com a missió principal generar energia per a milions d’argentins, tot i que també opera al Brasil, Bolívia i Xile. A tot això cal afegir que és la principal productora d’hidrocarburs del país, que produeix energia elèctrica amb YPF LUZ i que investiga i crea solucions tecnològiques des d’Y-TEC. Amb l’objectiu de crear valor per als seus accionistes i oferir millors serveis, el 2019 YPF va començar un profund procés de transformació digital implementant Microsoft 365. Un canvi enfocat a fer front als reptes que planteja la transició energètica, per convertir-se en una economia amb menys emissions. En aquest context va sorgir el projecte de migració de fluxos al núvol. Més d’un miler de fluxos Nintex, centenars de Formularis InfoPath i més de cent Site Collection que no tan sols s’havien de convertir a online, sinó que s’havien d’optimitzar, millorant els processos i reduint l’ús de llicències. Per emprendre aquest projecte, YPF va comptar amb la col·laboració de Raona Argentina, una empresa internacional i amb seu central a Barcelona, especialitzada en noves tecnologies i amb una gran experiència en el desenvolupament de solucions amb tecnologies Microsoft. Les principals tecnologies emprades per part de Raona en el desenvolupament d’aquest projecte van ser Power Automate i Nintex per a Office 365. La primera és un dels pilars de Power Platform i va permetre automatitzar processos i tasques de manera senzilla a través de fluxos de treball online. La segona va ser una peça clau en el desenvolupament del projecte i implementar-la no hauria estat possible sense l’ajuda de Raona Andorra, que té un equip amb una àmplia experiència i gran coneixement de la solució. Els resultats van ser molt satisfactoris: en l’èxit en la planificació, en l’optimització dels fluxos, en l’adquisició de coneixements i en la business continuity. És a dir, que cap dels canvis es va notar a nivell operatiu en el dia a dia de l’empresa. Gràcies a aquests resultats, les dues empreses continuen col·laborant i afrontant nous reptes.