Un canvi articulat a través de la formació

Els especialistes tenen clar que un procés de transformació digital es basa en les persones. La tecnologia és una part important però si els col·laboradors de l’organització no estan suficientment preparats i formats el procés es quedarà a mitges o fracassarà.

Molines Patrimonis ha apostat per la capacitació del capital humà com a principal palanca del canvi. Només durant l’any 2020 el personal de l’empresa ha participat en una vintena de formacions especialitzades sobre big data, màrqueting digital o gestió d’equips en l’era digital, i sessions internes d’autoaprenentatge. Igualment se n’han fet d’específiques relatives a la situació derivada de la Covid-19 per tractar de les mesures i les propostes d’organització i per conèixer el catàleg d’eines de treball en remot com ara Surface, Teams, Zoom o Drive. Tant l’any 2018 com el 2019 l’empresa familiar ha destinat aproximadament 60.000 euros a la formació del personal, una xifra que es veurà reduïda aquest exercici ja que no s’han pogut dur a terme algunes de les formacions programades.

“La transformació digital no és d’un dia a l’altre, és un procés costós en el temps i necessita temps per assimilar coneixements i adaptar-se a ells. Va més de transformació de l’empresa, amb un canvi de manera de treballar, que de digitalització pura i dura”, explica Pascual Gràcia, director general adjunt.

La crisi sanitària es produeix quan Molines Patrimonis ja tenia el teletreball a punt. “L’utilitzàvem en casos puntuals de mobilitat personal. Si estaves de viatge podies continuar cobrint necessitats bàsiques”, apunta Gràcia. “Per sort estàvem preparats. Vam ser pioners en el teletreball i el vam posar en marxa abans del confinament total. Ara ja hem instaurat el treball en remot el 20% de l’horari de manera fixa i ens anem adaptant a les recomanacions i decrets del Govern”, explica l’alt executiu.

Com a empresa de gestió de patrimonis és fonamental una fotografia el més precisa possible del mercat immobiliari. Si Molines Patrimonis té des de fa temps d’eines per disposar de la informació vinculada al sector i l’evolució de la companyia, el big data ha suposat un salt de gegant. “En situacions de tanta incertesa com l’actual aquest tipus d’eines et permeten prendre decisions no sobre la base de les sensacions, sinó amb dades objectives que vas recopilant. Actualment ja estem utilitzant una quarantena de fonts d’informació, la majoria relacionades amb el Real Estate”, apunta Gràcia. I com es crea aquesta base de dades gegant nodrida des de múltiples fronts? “Tenim uns consultors externs que ens ajuden a implementar el sistema, però també tenim gent a l’empresa que s’està preparant per canalitzar tots aquesta informació i conèixer bé les eines per ser autònom el dia de demà i fer-ho evolucionar.”

DOCUMENTACIÓ DIGITAL

Els processos interns guanyen en eficiència i agilitat quan es digitalitza la documentació de l’empresa. Molines Patrimonis, després d’anys de convivència del paper i el suport digital, aposta ara obertament per l’electrònic. “Les factures, els documents oficials, s’arxivaven en paper, ara es digitalitza tot i s’envia a la nostra xarxa. El paper cada vegada té menys importància i es prioritza la digitalització dels documents”, subratlla el director general adjunt.

El primer resultat, més enllà de la facilitat d’accés a tota la documentació des de qualsevol terminal, és la reducció de la despesa del manteniment d’impressores, fotocòpies i el material d’oficina, que s’ha rebaixat aquest 2020 un 64%. Gràcia apunta que la caiguda ha estat superior a la prevista inicialment perquè “el període de confinament ens va obligat a dur a terme una transformació digital forçosa”.

La digitalització de la documentació pren tot el sentit amb dos processos paral·lels com la signatura electrònica i l’emmagatzematge al núvol. Si en l’àmbit intern tots els procediments es validen amb la firma digital, l’empresa en aquests moments està prospectant sistemes jurídicament vàlids per a procediments externs com la signatura de contractes de lloguer. Gràcia subratlla el procés d’acceptació de pressupostos: “És molt lent. L’has d’imprimir, signar, escanejar i enviar-lo de nou. La signatura digital ens estalvia aquests passos.”

El núvol no és només un gran repositori on emmagatzemar la documentació generada per l’empresa, també pot acollir els sistemes de l’empresa. El software as a service permet que totes les eines informàtiques treballin des del núvol. “Hem notat –apunta Gràcia– que implica una major eficiència de la despesa ja que pagues per ús, no per màquina o llicència. En definitiva, pagues per servei.” El núvol permet igualment major mobilitat i seguretat “ja que no depens d’un aparell que qualsevol dia et pot jugar una mala passada”. A Molines Patrimonis a dia d’avui conviu un entorn local com és la xarxa amb un entorn-núvol.

Una app per a inquilins

Molines Patrimonis està testant una app adreçada als inquilins dels habitatges i locals comercials de l’empresa. Es tracta d’un nou canal de comunicació a través del terminal mòbil que permetrà al llogater tenir accés a tot tipus d’informació i documentació: contracte, assegurança, comunicació d’incidències, etc.

Domòtica a les noves promocions

L’empresa treballa per incorporar la domòtica a les noves promocions. “Incrementa el confort i la seguretat. La informació obtinguda ens permetrà projectar habitatges més adaptats a les necessitats”, apunta Gràcia. L’automatització intel·ligent augmenta l’eficiència dels habitatges, suposa estalvi energètic i millora la qualitat de vida.